Politique encadrant la gouvernance et la confidentialité des renseignements personnels

Collecte et utilisation de renseignements personnels dans le cadre de la prestation électronique de services

Dans le cadre de l’inscription au Forum des jeunes et pour gérer ses activités, l’organisation peut collecter et utiliser différents types de renseignements personnels sur votre identité, tels que votre nom, votre région administrative et votre adresse courriel. Ils lui permettent

de vérifier votre identité;
de vérifier votre admissibilité en tant que membre du Forum;
d’accéder aux renseignements nécessaires à votre participation à ses activités;
de produire des statistiques dépersonnalisées sur sa base de données membres;
de communiquer ses prochaines activités et événements.

D’autres renseignements, tels que votre adresse résidentielle et votre adresse courriel personnelle, peuvent être recueillis facultativement par le Forum des jeunes. Ils lui permettent :

d’envoyer les prix de participation gagnés lors des activités;
de faire la mise à jour de votre compte membre.

Lorsque vous choisissez de nous communiquer des renseignements personnels en utilisant l’un ou l’autre des formulaires disponibles sur le site Web du Forum, vous autorisez le Forum à recueillir et utiliser vos renseignements personnels aux fins indiquées dans l’un ou l’autre des formulaires.

Rôles, responsabilités et accès aux renseignements par le personnel

Le Conseil d’administration

Nomme la personne responsable de la protection des renseignements personnels;
Adopte la politique encadrant la gouvernance des renseignements personnels et la confidentialité des renseignements personnels.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels (la présidence du Forum)

Veille, en tout temps, au respect et à la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé;
Assurer le traitement des demandes d’accès à des documents administratifs et à des renseignements personnels ainsi qu’à des demandes de rectification;
Définit les orientations en matière de protection des renseignements personnels;
Agit à titre de représentante auprès des organismes publics et de la Commission d’accès à l’information pour toute question relative à l’accès aux documents ou à la protection des renseignements personnels;
Planifie et assure la réalisation des activités de formation pour l’ensemble des ressources humaines en matière de protection des renseignements personnels;
Évalue annuellement le niveau de protection des renseignements personnels.

Seul le personnel autorisé du Forum peut avoir accès aux renseignements vous concernant. Le Forum s’assure que ce personnel a qualité pour accéder à ces renseignements et que ceux-ci sont nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Le personnel autorisé est :

La personne responsable de la protection des renseignements personnels;
Les membres du conseil d’administration;
Les employés et employées du Forum.

Le personnel autorisé

Veille, en tout temps, au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé dans la collecte, l’utilisation et la conservation des données personnelles;
Traite les données avec diligence et confidentialité;
Tient un registre d’incident;
S’assure du respect du calendrier de conservation et de la destruction des données personnelles lors de l’accomplissement des fins déterminées.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

Le Forum limite l’utilisation et la communication des renseignements personnels aux seules fins auxquelles la personne concernée a été informée lors de la collecte ou à celles dont elle a consenti, à moins que la Loi l’autorise à faire autrement. Elle conserve les renseignements que pour la durée nécessaire pour accomplir les fins déterminées.

Les renseignements personnels recueillis afin d’authentifier le membre du Forum sont détruits à l’âge de 36 ans ou à la demande formelle d’annulation du membership. Chaque année, le personnel autorisé effectue une mise à jour de la base de données de membres du Forum et s’assure de la destruction des renseignements personnels des membres ayant atteint l’âge de 36 ans.

Les renseignements personnels recueillis afin d’assurer la participation aux activités (coordonnées, adresse courriel, etc.) sont conservés pour un maximum de 12 mois ou moins si les fins déterminées ont été accomplies. Annuellement, le personnel autorisé du Forum effectue une mise à jour des archives de l’organisme et détruit les renseignements personnels recueillis au cours de la dernière année.

Plainte

Le Forum répond avec diligence à toute plainte concernant sa gestion des renseignements personnels qu’elle détient. Une plainte en matière de protection des renseignements personnels peut porter sur la cueillette, la conservation, l’utilisation, la communication ou la destruction des renseignements personnels.

Pour porter plainte, vous devez transmettre les informations suivantes au personnel autorisé du Forum à info@forumjeunes.gouv.qc.ca.

Prénom, nom et adresse courriel. Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non valide.
Résumé de l’acte ou les événements qui ont motivé à porter plainte et les dates liées aux événements, le cas échéant.

Le personnel autorisé accuse réception de la plainte dans les 5 jours ouvrables suivant la réception.

Les dossiers de plainte sur la protection des renseignements personnels sont examinés par la personne responsable de la protection des renseignements personnels (la présidence) dans les 30 jours suivant la réception. Cette personne peut communiquer avec le plaintif afin de :

éclaircir les circonstances entourant la plainte;
expliquer la suite des procédures;
transmettre les démarches entreprises à ce jour dans le traitement de la plainte.

Sécurité

Le Forum s’assure de mettre en place des mesures de sécurité qui répondent aux exigences de la loi lorsqu’elle collecte, utilise, communique, conserve ou détruit des renseignements personnels.

Vous êtes responsable du maintien de la confidentialité de vos données d’identification et de vos mots de passe, s’il y a lieu. Nous ne pouvons pas être tenus responsables d’un usage non autorisé de ceux-ci.

**Fichiers témoins (cookies) et Google Analytics**

Le site du Forum des jeunes utilise Google Analytics, un outil de mesure d’audience Web.

À l’aide de témoins (cookies), Google Analytics collecte des renseignements concernant votre navigation sur ces sites, lesquels sont conservés sur des serveurs situés notamment aux États-Unis. Google peut communiquer ces renseignements à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte.

Les renseignements collectés par l’outil sont, par exemple, les pages du site Web du Forum que vous consultez, la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites ainsi que les liens sur lesquels vous cliquez. Le type de système d’exploitation de votre ordinateur ainsi que la langue utilisée, le nom de votre fournisseur de services Internet et votre position géographique (la région) font aussi partie des renseignements collectés. Votre adresse IP est également recueillie, mais elle est anonymisée (tronquée) afin d’assurer la confidentialité des renseignements vous concernant. L’anonymisation d’une adresse IP empêche l’identification d’un internaute au moyen de cette dernière.

Google utilise les renseignements collectés seulement pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation sur les site http://forumdesjeunes.quebec/, ce qui permet au Forum des jeunes d’améliorer sa prestation électronique de services. Google ne mettra, en aucun cas, en relation les renseignements collectés sur ces sites avec une autre donnée qu’il conserve.

Si vous le désirez, vous pouvez empêcher l’enregistrement par Google des renseignements relatifs à votre navigation en installant, sur votre ordinateur, le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels

Présidence du Forum des jeunes
presidence.forumjeunes@gmail.com

(Mise à jour 5 septembre 2023)