CHARGÉ(E) D’ÉVÉNEMENTS (TEMPS PLEIN OU TEMPS PARTIEL) 

Le Forum des jeunes de la fonction publique québécoise (ci-après le Forum) est un organisme sans but lucratif ayant pour mission de répondre aux besoins d’intégration, de participation et de formation des employés de la fonction publique québécoise âgés de 35 ans et moins. Établi depuis plus de 20 ans et comptant plus de 6 000 membres, le Forum est le lieu de réseautage et de réflexion privilégié des jeunes employés de l’État et un intervenant incontournable au regard des grands enjeux de la fonction publique.

À ce titre, l’organisation est appelée à mettre en œuvre différents projets, dont l’organisation de conférences, d’activités de réseautage, la remise des Prix reconnaissance et le Colloque annuel, en plus de la publication de bulletins d’informations (Infolettres) et la tenue de consultations publiques permettant aux jeunes de s’exprimer sur différents sujets.

Pourquoi se joindre au Forum des jeunes :

Le Forum des jeunes propose un milieu de travail stimulant offrant de beaux défis à relever, ainsi qu’un contact privilégié avec les jeunes employé.es de la fonction publique québécoise. 

Organisme en effervescence, en pleine croissance, au cœur des enjeux interpellant les jeunes de 35 ans et moins, le Forum des jeunes organise des événements, des conférences et des activités sociales afin de rassembler ses membres, de leur offrir des occasions de développer et maintenir des liens, et leur donner la possibilité d’élargir leur champ de connaissances. 

Autres avantages : 

• Accès aux activités offertes par le Forum des jeunes.
• Prestation de travail hybride. 
• Faire partie d’une équipe jeune, dynamique et collaborative, où les idées sont les bienvenues. 

Principales attributions du poste :

Sous la supervision de la Direction générale, la personne titulaire de l’emploi devra être en mesure d’organiser le colloque annuel, en plus de mettre en œuvre la programmation annuelle des activités du Forum des jeunes de la fonction publique québécoise. 

Ainsi, le ou la chargé(e) d’événements aura plus précisément à :  

Élaborer le colloque annuel, un événement majeur du Forum, en collaboration avec certains membres du CA et les bénévoles des comités. 

• Élaborer la programmation de la journée (thème, conférence, horaire, etc.). 

• Assurer la coordination logistique et administrative, avec la collaboration des autres ressources internes et externes impliquées (graphisme, audio-visuel, manutention, traiteur, etc.).  

• Coordonner le travail des bénévoles. 

• Collaborer à la préparation de la documentation relative aux événements et aux activités tels que des guides, des aides mémoires, des formulaires de participation, des outils promotionnels, etc. 

• Assurer le respect du budget établi et faire le suivi de l’ensemble des obligations du Forum, conformément aux ententes avec les partenaires. 

• Dresser le bilan de l’événement en plus d’une reddition de compte mensuelle au C.A. 

Assurer la mise en œuvre du calendrier des activités de l’organisation et participer aux activités régulières du Forum. 

• Faire une veille des sujets d’intérêt pour les membres du Forum.  

• Création des affiches et des visuels. 

• S’assurer de la diffusion et de la promotion des activités sur les différents médias du Forum (site Web, médias sociaux, infolettre). 
• Gérer la webdiffusion des conférences virtuelles. 

Toutes autres tâches connexes. 

Profil et aptitudes recherchés :

Pour exceller dans ce poste, la personne recherchée doit : 

• Expérience pertinente en organisation d’événements. 
• Être polyvalente, dotée d’un sens de l’organisation et de la planification. 
• Être autonome, avec un grand sens de l’initiative. 
• Avoir des aptitudes relationnelles pour communiquer, autant à l’oral qu’à l’écrit. 
• Être capable de gérer la pression liée aux événements. 
• Faire preuve de créativité pour la création d’événements. 
• Leadership dans la coordination et l’organisation des événements. 
• Être dotée d’une bonne capacité d’adaptation; 
• Compétences de base en création de visuels avec des logiciels tels que Canva; 
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). 

Atouts :

• Connaissances et intérêts envers les enjeux de la fonction publique québécoise.